ISO 15489는 현용 기록 및 준현용 기록 관리를 위한 국제 표준으로서 공식 명칭은 ‘정보와 도큐멘테이션: 기록 관리(Information and documentation: Records management)’이며, ISO/TC 46(정보와 도큐멘테이션 기술 위원회) 산하 SC 11(보존 기록/기록 관리 분과 위원회)이 주관하여 제정하였다. ISO 15489의 목적은 “모든 기록을 적절히 처리하고 보호하며, 더 효과적이고 효율적으로 기록에 담긴 증거와 정보를 검색할 수 있도록 하기 위해 기록 관리 정책과 절차를 표준화”하는 것이다. 2001년 9월 공식 발표된 ISO 15489는 호주의 기록 관리 표준 ‘AS 4390-1996: 기록 관리’에 기반하고 있다.

ISO 15489의 적용 대상은 매우…

용어분류 : 기본 용어


⑴ 논리적으로 관련된 레코드들의 집합. 이를테면, 기록을 기술한 레코드(description record)들이 모여 하나의 파일을 구성한다.
⑵ 컴퓨터에 저장된 데이터의 집합체. 기록 관리의 관점에서 보면 하나의 기록건이나 컴포넌트에 해당한다.
⑶ 업무나 주제, 용도 등을 기준으로 하나의 폴더에 모아놓은 문서의 집합. 기록철과 동의어.

대역어 : file; 案卷; ファイル

용어분류 : 기본 용어


같은 출처의 기록이나 보존 기록은 다른 출처의 그것과 뒤섞이면 안 된다는 원칙. ‘퐁(fonds) 존중 원칙’이라고 불리기도 한다. 기록의 생산 출처(조직) 및 기능에 따라 기록을 분류 · 정리 · 보관해야 한다는 원칙을 말한다. 현대의 기능 출처 주의에 따르면 생산자나 생산자가 속한 조직보다 생산된 기관의 기능에 관련된 기록 집단의 출처를 존중하여 기록을 정리하는 것이 유용할 수 있다. 기능 출처 주의는 조직 및 행정의 잦은 변천으로 인해 여러 생산 출처를 가진 기록 시리즈를 지적 통제를 할 수 있게 해준다. 잦은 기관 변천과 처리과가 변경되는 환경에 적합한 기록 분류 개념이다.

대역어 : principle of provenance; 來源原則; 出所原則

용어분류 : 기본 용어


기록관이나 보존 기록관, 매뉴스크립트 보존소로 이관되기 전, 기록을 생산 · 축적 · 유지 · 활용한 조직이나 개인. 최근 들어 출처의 개념을 기록을 생산 또는 유지한 실체 자체가 아니라 그러한 조직이나 개인이라는 실체와 기록 사이의 관련성으로 보는 입장이 강한데, 이러한 사고는 기능 출처 개념과 맥을 같이하는 것이다.

대역어 : provenance; 來源; 出所

용어분류 : 기본 용어


보존 기록을 정리할 때 기록 생산자가 구축한 기록의 조직 방식과 순서를 그대로 유지해야 한다는 원칙. 기록을 원질서대로 유지하는 이유는 2가지이다. 첫째, 각종 관계 정보(기록과 기록 간의 관계, 기록과 업무 흐름 간의 관계 등)와 의미 있는 증거를 기록의 원질서로부터 추론할 수 있기 때문이다. 둘째, 기록을 이용하는 데 기록 생산자가 만든 구조를 활용함으로써 보존 기록관이 새로운 접근 도구를 만드는 업무를 줄일 수 있기 때문이다.

대역어 : respect for original order; registry principle; 尊重原来順序原則; 原秩序尊重の原則

용어분류 : 기본 용어


개인, 조직 또는 시스템에 책임이 부여된 활동의 결정에 대하여 주로 기록을 통해 답변하고 설명하고 정당화할 수 있는 능력. 오늘날 기록에 의한 설명 책임은 공적 영역의 기록 관리 행정의 중심 목적으로 간주되고 있으며, 그러한 중요성에 의해 기록 관리 시스템 설계 시 시스템의 설명 책임은 시스템을 평가하는 중요 기준이 되었다. 설명 책임이란 기록에 의해 제3자에게, 또는 법령에서 지정한 기관에게 업무 또는 행정 수행의 전말을 설명할 수 있어야 한다는 원칙이다. 기록은 설명 책임을 충족시키기 위해 정확하고 완전하게 생산되어야 하며, 공공 기관은 투명 행정과 책임 행정의 근거를 기록에 의한 설명 책임을 통해 충족시킬 의무를 갖는다. 한 조직이나 기관에서 법률이나 규정에 의해 적법하게 생산된 기록은 법적 · 증거적…

대역어 : accountability

용어분류 : 기본 용어


공개나 누설로부터 보호함으로써 얻게 되는 공공의 이익이 공개에 의한 이익에 비해 크다는 이유로 일반적인 접근을 강제로 차단하는 기록. 비밀 기록은 넓게는 공식적 비밀 기록과 비공개 기록으로 구분할 수도 있지만, 통상적으로 일반 기록과 별도의 기준과 관리 절차를 적용하는 공식적 비밀 기록으로 한정한다. 우리나라에서의 비밀 기록은 ‘보안 업무 규정’에 따라 1급 비밀, 2급 비밀, 3급 비밀과 비밀에 준하는 대외비로 나뉘어 있다.

미국의 경우에는 1급 비밀 기록(top secret records), 2급 비밀 기록(secret records), 3급 비밀 기록(confidential records) 등 3개 등급으로 분류한다. 공공 기록의 경우 보호되어야 할 국가 안보 정보를 철저하게 보호하기 위해서는 비밀…

대역어 : secret records; confidential records; classified records; 機密文件; 機密記録

용어분류 : 기본 용어


공개가 제한된 기록을 말한다. 민간 기록은 기록 기증자의 뜻에 따라 혹은 기록에 담긴 개인 정보의 성격으로 인해 공개가 일정 기간, 일정한 사람들에게 제한될 수 있다. 공공 기록은 국익 · 공익 · 공공의 안전, 국방 · 외교상의 비밀 보호, 개인 정보의 보호, 특수 업무의 수행을 보장하기 위해 기록의 공개가 제한될 수 있다. 그중에서도 법령에 의해 비밀로 지정된 기록은 비밀 기록으로서, 비밀 지정과 해제의 법적 절차에 따라 생산 · 보호 · 해제 · 폐기 혹은 보존된다. 모든 공공 기록은 법령에 의하지 않고는 그 비공개 제한을 부과할 수 없다. 영원한 비공개 기록은 존재할 수 없으며, 보통 25∼30년 이상 된 기록은 일반에게 공개된다.

대역어 : closed records; restricted records

용어분류 : 기본 용어


비(非)정부 기관의 출처로부터 비롯된 기록

대역어 : private records; 私人文件; 民間記録

용어분류 : 기본 용어


업무나 주제, 용도 등을 기준으로 하나의 폴더에 모아놓은 기록건의 집합. 기록철은 기록 관리에서 가장 기본이 되는 계층이다.

대역어 : file; records file; 案卷; ファイル

용어분류 : 기본 용어


기록의 생산 · 유지 · 활용 · 처분의 체계적 통제를 목적으로 하는 관리 분야. 기록 관리는 기록을 적법 · 적절하게 생산 · 관리하여 효율적으로 사용하고, 불필요한 기록을 폐기하고 증거적 가치나 영구 보존 가치가 있는 기록을 보존하여 쉽게 검색 활용할 수 있게 하는 일을 말한다. 일반 조직이나 기관에서는 현용 기록의 관리를 기록 관리라고 인식한다. 기록 관리에는 조직의 모든 사람이 수행해야 하는 일반적인 기록 관리와 기록 관리 전문가가 수행하는 전문적인 기록 관리가 있다. 전자는 주로 ‘일반 기록 관리’라 하고, 후자는 ‘전문 기록 관리’라고 한다. 호주에서는 보존 기록 관리를 포함하여 ‘레코드키핑(recordkeeping)’이라고도 한다.

일반 기록 관리는 기록의 생산과 분류 · 편철 · 보관 ·…

대역어 : records management; records keeping; 文件管理; レコ-ドマネジメント

용어분류 : 기본 용어


하나의 조직이나 가족, 개인이 생산 · 수집한 전체 기록을 말한다. 보존 기록관에서 관리상 목적을 위해 출처에 기반하여 구성한 기록의 집합체로서, 유럽에서 형성된 ‘퐁(fonds)’을 미국 환경에 맞게 편의적으로 재구성한 개념이다. 기록군은 독자적으로 기록을 관리하는 조직체 단위로 형성되지만, 규모가 큰 기관의 경우 여러 개의 기록군으로 나누어 관리할 수 있다. 일반 행정 기록군이나 집합적 기록군 등은 정리, 기술, 기록 정보 서비스상의 편의에 따라 기록군이라는 기본 개념을 변용한 경우이다.

대역어 : records group; 文件全宗; レコ-ドグル-プ

용어분류 : 기본 용어


기록건은 일반적으로 기록 관리의 가장 작은 단위를 말한다. 기록 집합체에서 구분되는 하나의 기록건은 여러 개의 컴포넌트로 구성될 수 있지만, 이는 하나의 기록으로 취급해야 한다. 예를 들어 웹 페이지처럼 텍스트와 이미지, 음성 파일 등 여러 개의 컴포넌트로 구성된 기록건이 존재하지만, 이는 하나의 기록건으로 간주해야 한다. 또한 물리적으로 분리되어 있고 여러 쪽으로 나뉜 편지는 내용상 하나의 기록건으로 취급된다. 그러나 기록건의 구분이 애매한 경우도 많으며, 이는 각 기록 관리 기관의 방침에 따라 결정해야 한다. 가령, 사진 앨범이 하나의 기록건으로 취급되는 경우도 있고, 앨범 속의 각각의 사진이 하나의 기록건으로 간주되는 경우도 있다.

대역어 : records item; 件; アイテム

용어분류 : 기본 용어


개인이나 조직이 활동이나 업무 과정에서 생산하거나 접수한 문서로서, 일정한 내용 · 구조 · 맥락을 가진다.
내용은 기록의 내실을 구성하는 문자 데이터, 기호, 숫자 이미지, 소리, 그림, 기타 다른 정보이다. 기억의 확장으로서 시간이 지난 후에도 다시 불러 반복적으로 재인용할 수 있도록 정보로서 고정될 수 있는 기록의 힘은 기록의 가장 중요한 개념적 요체이다. 기록이 효과적으로 보존되기 위해서는 기록 내용이 시간의 경과에도 변하지 않아야 한다. 전자 기록처럼 변하기 쉬운 매체의 기록은 내용이 변하거나 대체되지 않았다는 것을 보여줄 수 있도록 관리되어야 한다. 기록은 정지 상태 없이 고정될 수 있다. 컴퓨터 프로그램은 이용자가 다양한 방식으로 데이터를 조사하고 분석하게 되는데, 이때 기초 데이터가…

대역어 : records; 文件; レコ-ド

용어분류 : 기본 용어