국제 기록 기구 회의(ICA)가 보존 기록을 위해 일관성 있고 체계적인 기술 목록을 생산하고, 이러한 기술 목록의 교환과 통합을 원활히 하기 위해 제정한 표준이다. 5년 주기로 갱신함을 원칙으로 하고 있다. 1994년에 제1판이, 1999년에 제2판이 발행되었다. 국제 보존 기록 기술 규칙(ISAD(G))에서는 다계층 기술 규칙을 강조하고 있으며, 제2판에서는 보존 기록을 위해 26개의 요소를 제안하고 있다. 일반 규칙으로서의 ISAD(G)는 기술 단위의 매체나 유형에 관계없이 모든 보존 기록에 적용되는 원칙과 요소를 제안하고 있다. 각 요소에 기재될 내용과 구조는 국가별 기술 규칙을 따르도록 제안하고 있다.

대역어 : General International Standard Archival Description; 國際標準記錄史記述一般原則

용어분류 : 분류.기술


기록을 위한 전거 레코드의 구성 및 요소 기술을 위한 국제 표준 규칙이다. 이 표준 규칙의 1차 목적은 기록 생산자인 단체, 개인, 가문에 관한 기록 전거 레코드를 구축하기 위한 일반 규칙을 제시하는 것이며, 전거 레코드의 기능은 기록 생산자의 이름 형식을 표준화하고, 기록의 생산 배경을 이해하는데 필요한 생산자 정보를 충분히 설명하는 것이다. 국제 기록 전거 레코드 규칙(ISAAR(CPF))의 제1판은 1993년에서 1995년까지 국제 기록 기구 회의(ICA) 기술 표준 특별 위원회(Ad Hoc Commission on Descriptive Standard, ICA/CDS)에 의해 개발되었고, 1996년 출간되었다.

ICA/CDS는 1996년 중국 베이징에서 열린 ICA 국제 회의에서 상설 위원회가…

대역어 : International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies; Persons and Families; 國際標準記錄史科典據記錄

용어분류 : 분류.기술


ISO 23081은 기록 관리 메타데이터에 관한 국제 표준으로서, 크게 4부분으로 순차적으로 추진되고 있다.

제1부에 해당하는 ‘ISO 23081-1: 2006 정보와 도큐멘테이션-기록 관리 과정-기록 메타데이터-제1부: 원칙(Information and documentation-Records management processes-Metadata for records-Part 1: Principles)’은 기록 관리 메타데이터를 생산 · 관리 · 활용하는 틀을 제시하고, 메타데이터를 통제하는 원칙을 설명하고 있다. 또한 이는 ISO 15489의 틀 내에서 메타데이터를 실행하고 사용하기 위한 지침으로서의 성격도 지닌다. ISO 15489는 기록 관리의 핵심이라고 볼 수 있는 메타데이터 관리에 대한 지침을…

용어분류 : 분류.기술


기록을 체계적으로 보관하고, 필요로 할 때 신속하게 검색하고, 적시에 적절하게 처분 조치를 할 수 있도록 잡다한 문건들을 관련된 동일한 성격을 가진 기능과 용도를 나타내도록 정리하고 분류하여 기록철로 모으는 과정이다. 정해진 기준에 따라 동종 업무의 문건을 합해 하나의 기록철로 만드는 것을 말한다.

편철은 기록의 성격에 따라 기능 시리즈별 분류, 시기적 번호순(접수 번호 · 신청서 · 허가서 등), 특정한 번호순(운전 면허 번호 · 주민 등록 번호 등), 주제별 분류, 이름이나 지명에 의한 분류 등 다양한 방식으로 수행할 수 있다. 기록 편철은 종이 기록을 물리적으로 끈이나 철핀으로 묶는 것을 의미하는 것이 아니라, 관련된 동일한 성격의 기록을 전자 기록이든 종이 기록이든 하나의 단위로 모으는 것을…

대역어 : filing; 立卷; ファイリング

용어분류 : 분류.기술


기록을 출처 주의와 원질서 존중 원칙에 따라 계층별로 조직화하는, 지적 · 물리적 처리 과정을 말한다. 정리에는 논리적으로 기록을 분류하는 과정도 포함하지만, 보통은 보존 기록관으로 이관한 후 기록을 보존 용기에 재배치하는 과정을 의미한다. 따라서 포장, 라벨 부착, 서가 배치도 정리 과정의 일부이다. 쉘렌버그(T. Schellenberg)는 1956년 기록학의 고전인 『현대 기록학 개론(Modern Archives)』에서 ‘정리(arrangement)’와 ‘분류(classification)’의 개념을 구분하여 사용하고 있다. 그는 현용 기록(active records)의 조직화를 위해서는 분류를, 보존 기록관에 영구 보존을 위해 이관된 보존 기록(archives)에 질서를 부여하는 방식을 정리로 사용하고…

대역어 : arrangement; 整理

용어분류 : 분류.기술


목록에서 접근점으로 선정된 인명, 단체명, 통일 서명, 주제명, 총서명, 지명, 사건명 등에 대하여 모든 표현을 수집하여, 각각에 대한 대표 표현(전거 표목 혹은 우선어)을 정하고, 이를 다양한 이형 표현(비우선어)들과 연결시키는 방법을 통해 이용자가 어떤 표현으로 접근을 해도 해당 정보를 모두 찾아볼 수 있도록 하는 과정을 뜻한다.

전거 제어를 통해 동일한 실체를 표현하는 다양한 이름(표현)을 연계해주어야 하며, 아울러 동명이인처럼 상이한 실체가 동일한 이름을 가지고 있을 때 이를 구분해줄 수도 있어야 한다. 또한 단체나 조직의 명칭이 변경되었을 때, 전거 제어를 통해 전후 명칭의 관계를 체계적으로 확인할 수 있다. 기록 관리에 있어서 전거 제어는 이용자의 검색 효과를 높일 뿐만 아니라 기록 생산자를…

대역어 : authority control; 規範控制; 典據コントロール

용어분류 : 분류.기술


목록에서 접근점으로 선정된 인명, 단체명, 통일 서명, 주제명, 총서명, 지명 등의 표준화된 표목 형태를 다른 형태로 연결하여 상호 참조할 수 있도록 관련 정보를 모아놓은 레코드를 의미한다. 기록 관리를 위한 전거 레코드는 보통 개인, 단체, 가문 등 기록 생산자를 대상으로 구축되며, 도서관의 전거 레코드에 비해 보다 상세한 정보를 포함하게 된다.

전통적으로 기록을 위한 서지 레코드(기술)에는 기록의 생산 맥락을 보여 주기 위해 기록 생산자에 대한 요소가 많이 포함되어 있었으나, 전자 기록 관리 환경이 확산됨에 따라 생산자에 대한 상세 정보는 서지 레코드가 아니라 독립적인 전거 레코드에 담아주고, 양자를 링크시키는 방식이 호주 국립 보존 기록관(NAA)을 중심으로 확산되고 있다.

기록 전거 레코드를…

대역어 : authority record; 規範記錄; 典據記錄

용어분류 : 분류.기술


검색 도구의 일종으로서, 기록 시리즈 계층을 중심으로 기록 집합체를 상세히 기술하는 형태를 띠며, 보통 서문이나 초록, 생산자 이력이나 생산 기관의 연혁, 생산 시기, 분량, 내용, 매체, 배열, 기록 시리즈별 기술, 각 기록 시리즈에 속한 기록철 리스트, 색인으로 구성된다. 그러나 인벤토리는 기록 관리 기관마다 형식이 다양하며, 전자 검색 도구라기보다 책자 형태 검색 도구에 적합한 형식을 지니고 있다. 인벤토리는 보유 기록 조사나 보유 기록 조사 목록의 의미로도 사용된다.

대역어 : inventory; 館藏目錄; 収蔵目錄

용어분류 : 분류.기술


기록을 조직화하고 내적인 질서를 부여하여 기록들 간의 유기적인 관계를 표현하는 과정을 말한다. 기록 분류와 관련하여 ISO 15489는 다음 3가지 원칙을 강조하고 있다. 첫째, 업무 활동에 기반한 분류 체계를 사용하여 기록 관리를 위한 틀을 제공해야 한다. 둘째, 분류 체계는 기록 처분 지침 결정이나 접근 권한 확인과 같은 다양한 기록 관리 과정을 지원해야 한다. 셋째, 적합한 어휘 통제를 사용해 제목 작성과 기술(description)을 지원해야 한다. 비현용 기록의 분류는 보통 ‘정리(arrangement)’라고 부르는데, 현대의 기록 분류가 기록이 실제 생산되기 이전에 이루어지는 사전적이며 선험적인 과정이라 한다면, 정리는 생산된 기록을 대상으로 하는 사후적이며 경험적인 과정이라고 말할 수 있다.

대역어 : classification; 分類

용어분류 : 분류.기술


출처와 원질서를 존중하여 기록을 계층별로 기술하고 각 계층의 기술을 서로 연결하도록 해야 한다는 원칙. 국제 보존 기록 기술 규칙(ISAD(G))에서는 다계층 기술 규칙을 4가지로 정리하고 있다. 첫째, 가장 포괄적인 상위 계층에서 가장 구체적인 하위 계층으로 내려가면서 기술한다. 둘째, 각 기술 계층에 적합한 정보를 기술한다. 셋째, 상위 계층의 기술과 현재 기술 중인 계층을 연결한다. 넷째, 상위 계층 기술에서 이미 제공한 정보를 하위 계층에서 반복하지 않는다.

대역어 : multi-level description rule; 多級著錄規則

용어분류 : 분류.기술


기술되는 계층이 기록 분류 체계상 어떤 계층인지를 말한다. 기록은 원칙적으로 다계층으로 기술함을 원칙으로 하며, 기술 계층은 분류 계층과 일치해야 한다. 보존 기록의 경우 보통 기록군이나 컬렉션 계층에서 시작되어, 기록 시리즈 계층 · 기록철 · 기록건 등의 계층에 따라 위에서 아래로 기술된다. 한편, 호주 연방 정부의 시리즈 시스템에서는 기록 시리즈 계층에서 가장 상위의 기술이 시작된다.

대역어 : level of description; 著錄級別; 記述レベル

용어분류 : 분류.기술


기록을 위한 검색 도구나 기타 접근 도구를 생산하는 과정이나 그 결과물을 의미한다. 기술의 1차적 목적은 현재 및 미래의 모든 이용자가 원하는 기록을 찾고, 그 의미를 이해할 수 있도록 도와주는 것이다. 또한 기록군이나 컬렉션의 구성 기록을 보여줌으로써 무결성을 확인할 수 있도록 하고, 기술을 통해 기록에 대한 상세한 정보를 제공함으로써 원기록을 이용하는 시간을 최소화할 수 있다. 기술은 전통적으로 보존 기록을 대상으로 한 행위이며, 기록 전체가 원래 생산 환경으로부터 이관되어 왔을 때 기록 생산 맥락에 대한 지식을 확보하여 기술에 활용하게 된다. 따라서 현용 및 준현용 단계에서 생산 · 획득된 메타데이터는 보존 기록 기술의 중요한 부분을 차지한다.

대역어 : description; 著錄; 記述

용어분류 : 분류.기술


기능 출처 주의에 의한 기록의 분류를 말한다. 기능과 활동 분석은 기록의 분류와 기록 처분 일정 분류의 기초가 된다. 현대의 기록은 조직의 업무 기능 분석과 기능에 기초한 평가를 통해 영구 기록을 선별하고, 기록 처분 기준을 결정한다. 기록이 생산되기 이전 시점부터 기능의 분석을 통해 기록 처분 기준을 결정하므로, 기록 연속성의 개념에 부합하는 평가 분류 방법이다.

대역어 : functional classification

용어분류 : 분류.기술


기관이나 개인이 어떠한 사명이나 존재 목적을 달성하기 위해 수행하는 활동을 말한다. 일반적으로 하나의 기관은 몇 개의 기능을 가진다. 또한 하나의 기능을 수행하기 위한 여러 가지 활동(activity)이 있을 수 있다. 이러한 기능과 활동 분석은 기록 분류와 기록 처분 분류의 기초가 된다. 활동은 다시 주로 동일한 성격을 가진 단위 업무 사안의 수행 활동(transaction)으로 나뉠 수 있다. 전자 기록을 포함한 기록의 처분을 위한 보존 가치의 평가, 즉 기록 처분권의 결정은 기능을 기반으로 한 평가로 수행하는 추세이다.

대역어 : function; 職能

용어분류 : 분류.기술