여러 건의 자료를 혼합 정리하여 보관하는 제품으로, 기록의 특성이나 형태에 따라 통합 보관할 수 있도록 적당한 크기로 만들어야 하며, 외부 환경에 의한 열화(劣化) 요인이나 취급에 따르는 파손으로부터 자료를 보호할 수 있어야 한다. 또한 상자 안에 보관된 자료에서 발생하는 산성 기체를 화학적으로 중화할 수 있도록 탄산칼슘의 함량이 3% 이상이고, 리그닌(lignin)을 함유하지 않은 재질의 중성 판지(약알칼리성)로 만들어야 한다.

대역어 : archives box

용어분류 : 보존


열화(劣化)나 손상으로부터 자료를 보호하는 과정. 정보를 담고 있는 기록이나 도서류를 보관하기 위한 시설 · 인원 · 기술 등 관리적인 측면과 재정적인 측면을 모두 포함하는 포괄적인 개념이다.

대역어 : preservation; 保管; 保存

용어분류 : 보존


기록을 장기적으로 보존하는 데 필요한 특성을 정한 메타데이터. 보존 메타데이터의 유형은 다음과 같다. 보존에 관한 결정과 조치를 지원하는 기술적 정보, 마이그레이션(migration)과 에뮬레이션(emulation) 등 이미 취한 보존 조치에 대한 문서화, 보존 전략의 효과에 대한 기록, 장기간에 걸친 전자 기록 진본성 보장에 관한 정보, 기록 컬렉션 관리와 보존 권한에 관한 정보 등. 이와 같이 다양한 보존 메타데이터는 2가지 기능적 목적을 갖는다. 우선 보존 관리자가 장기간에 걸쳐 전자 기록의 비트스트림의 유지를 위한 적절한 조치를 취하는 데 충분한 지식을 제공한다. 그리고 접근 기술이 지속적으로 변화하더라도 보존 중인 기록의 내용을 계속 읽고 이해할 수 있도록 보장한다.

대역어 : preservation metadata; 保管元數據; 保存メタデ-タ

용어분류 : 전자 기록


기록을 조직화하고 내적인 질서를 부여하여 기록들 간의 유기적인 관계를 표현하는 과정을 말한다. 기록 분류와 관련하여 ISO 15489는 다음 3가지 원칙을 강조하고 있다. 첫째, 업무 활동에 기반한 분류 체계를 사용하여 기록 관리를 위한 틀을 제공해야 한다. 둘째, 분류 체계는 기록 처분 지침 결정이나 접근 권한 확인과 같은 다양한 기록 관리 과정을 지원해야 한다. 셋째, 적합한 어휘 통제를 사용해 제목 작성과 기술(description)을 지원해야 한다. 비현용 기록의 분류는 보통 ‘정리(arrangement)’라고 부르는데, 현대의 기록 분류가 기록이 실제 생산되기 이전에 이루어지는 사전적이며 선험적인 과정이라 한다면, 정리는 생산된 기록을 대상으로 하는 사후적이며 경험적인 과정이라고 말할 수 있다.

대역어 : classification; 分類

용어분류 : 분류.기술


공개나 누설로부터 보호함으로써 얻게 되는 공공의 이익이 공개에 의한 이익에 비해 크다는 이유로 일반적인 접근을 강제로 차단하는 기록. 비밀 기록은 넓게는 공식적 비밀 기록과 비공개 기록으로 구분할 수도 있지만, 통상적으로 일반 기록과 별도의 기준과 관리 절차를 적용하는 공식적 비밀 기록으로 한정한다. 우리나라에서의 비밀 기록은 ‘보안 업무 규정’에 따라 1급 비밀, 2급 비밀, 3급 비밀과 비밀에 준하는 대외비로 나뉘어 있다.

미국의 경우에는 1급 비밀 기록(top secret records), 2급 비밀 기록(secret records), 3급 비밀 기록(confidential records) 등 3개 등급으로 분류한다. 공공 기록의 경우 보호되어야 할 국가 안보 정보를 철저하게 보호하기 위해서는 비밀…

대역어 : secret records; confidential records; classified records; 機密文件; 機密記録

용어분류 : 기본 용어


공개가 제한된 기록을 말한다. 민간 기록은 기록 기증자의 뜻에 따라 혹은 기록에 담긴 개인 정보의 성격으로 인해 공개가 일정 기간, 일정한 사람들에게 제한될 수 있다. 공공 기록은 국익 · 공익 · 공공의 안전, 국방 · 외교상의 비밀 보호, 개인 정보의 보호, 특수 업무의 수행을 보장하기 위해 기록의 공개가 제한될 수 있다. 그중에서도 법령에 의해 비밀로 지정된 기록은 비밀 기록으로서, 비밀 지정과 해제의 법적 절차에 따라 생산 · 보호 · 해제 · 폐기 혹은 보존된다. 모든 공공 기록은 법령에 의하지 않고는 그 비공개 제한을 부과할 수 없다. 영원한 비공개 기록은 존재할 수 없으며, 보통 25∼30년 이상 된 기록은 일반에게 공개된다.

대역어 : closed records; restricted records

용어분류 : 기본 용어