기록을 체계적으로 보관하고, 필요로 할 때 신속하게 검색하고, 적시에 적절하게 처분 조치를 할 수 있도록 잡다한 문건들을 관련된 동일한 성격을 가진 기능과 용도를 나타내도록 정리하고 분류하여 기록철로 모으는 과정이다. 정해진 기준에 따라 동종 업무의 문건을 합해 하나의 기록철로 만드는 것을 말한다.

편철은 기록의 성격에 따라 기능 시리즈별 분류, 시기적 번호순(접수 번호 · 신청서 · 허가서 등), 특정한 번호순(운전 면허 번호 · 주민 등록 번호 등), 주제별 분류, 이름이나 지명에 의한 분류 등 다양한 방식으로 수행할 수 있다. 기록 편철은 종이 기록을 물리적으로 끈이나 철핀으로 묶는 것을 의미하는 것이 아니라, 관련된 동일한 성격의 기록을 전자 기록이든 종이 기록이든 하나의 단위로 모으는 것을…

대역어 : filing; 立卷; ファイリング

용어분류 : 분류.기술


⑴ 현용 단계가 종료된 후 기록을 보존 기록관으로 이관할 가치가 있는지 여부의 결정.
⑵ 법적인 요건 및 활용 필요성에 따라 특정 기록을 보존해야 하는 기간의 결정.
⑶ 기록에 대한 금전적 가치의 산정.
⑷ 기록을 얼마 동안 유지할 것인가를 결정하기 위한 목적으로 이루어지는 업무 활동의 평가.

기록의 평가에서 가장 중요한 요소는 기록이 만들어진 직접적인 목적을 넘어서는 계속적인 가치의 확인이다. 기록 평가에서의 분석 대상으로는 기능, 내용(content), 맥락(context), 접근성(accessibility), 비용 타당성(cost-benefit) 등 5가지를 들 수 있다.

먼저 기능 분석에서는 개인이나 집단 또는 조직이 기록을 생산 또는 입수한 목적을 가늠하고 그러한 목적들의 상대적 중요성에…

대역어 : appraisal; 鑑定; 評価

용어분류 : 평가


⑴ 논리적으로 관련된 레코드들의 집합. 이를테면, 기록을 기술한 레코드(description record)들이 모여 하나의 파일을 구성한다.
⑵ 컴퓨터에 저장된 데이터의 집합체. 기록 관리의 관점에서 보면 하나의 기록건이나 컴포넌트에 해당한다.
⑶ 업무나 주제, 용도 등을 기준으로 하나의 폴더에 모아놓은 문서의 집합. 기록철과 동의어.

대역어 : file; 案卷; ファイル

용어분류 : 기본 용어