열람이나 이용 편의를 위해 보유하는 기록 사본. 쉽게 참고할 수 있도록 열람 장소 가까이에 보관하는 경우가 많으며, ‘열람용 기록 사본철(convenience file)’이라고도 한다.

대역어 : convenience file; crutch file; 日常使用卷

용어분류 : 서비스


[영국기록학용어] 영국의 공공 기록은 (영국) 국립 보존 기록관(TNA)이 관리한다. 영국의 기록 관리 체계는 TNA(잉글랜드, 웨일즈, United Kingdom의 기록 관리), 스코틀랜드 보존 기록관, 북아일랜드 보존 기록관으로 구성되어 있다.

2003년 4월에 공공 기록을 관리해온 ‘공공 보존 기록관(Public Records Office, PRO)’과 민간 역사 기록의 목록을 관리했던 ‘역사 기록 위원회(Historical Manuscripts Commission)’가 TNA로 통합되었다. TNA로 통합되기 전에 공공 기록은 PRO가 수집 · 관리했다.

TNA는 헌법부(Ministry of Constitutional Affairs) 산하의 독립 책임 운영 기관이며, 중앙 행정 기관 장관급…

대역어 : The National Archives; TNA

용어분류 : 외국 법률 및 제도


보존 기록을 정리할 때 기록 생산자가 구축한 기록의 조직 방식과 순서를 그대로 유지해야 한다는 원칙. 기록을 원질서대로 유지하는 이유는 2가지이다. 첫째, 각종 관계 정보(기록과 기록 간의 관계, 기록과 업무 흐름 간의 관계 등)와 의미 있는 증거를 기록의 원질서로부터 추론할 수 있기 때문이다. 둘째, 기록을 이용하는 데 기록 생산자가 만든 구조를 활용함으로써 보존 기록관이 새로운 접근 도구를 만드는 업무를 줄일 수 있기 때문이다.

대역어 : respect for original order; registry principle; 尊重原来順序原則; 原秩序尊重の原則

용어분류 : 기본 용어


의궤는 국가 왕실에 관련된 의례(儀禮)를 비롯하여 주요 행사를 치른 뒤 그 전말을 상세히 정리한 종합 보고서이다. 실록 편찬 과정도 의궤로 남겼다. 조선 왕조 국가 왕실의 의례는 길례(吉禮) · 가례(嘉禮) · 빈례(賓禮) · 군례(軍禮) · 흉례(凶禮)의 오례(五禮)로 구성되어 있었다.

길례는 종묘와 사직을 비롯하여 산천과 자연, 성균관 향교 및 역대 시조의 신위를 모신 사당, 그리고 별과 명산대천(名山大川) 등 각종 귀신에 대한 제사를 포함하였다. 가례는 왕실의 경사스러운 행사, 곧 중국에 대한 사대(事大) 의식, 신료들이 왕에게 드리는 각종 축하 및 경배 의식, 왕비나 왕세자 또는 세자빈의 책봉이나 혼례, 과거에 관련된 의식, 궁중과 지방의 잔치 등을 포함하였다. 빈례는 중국의 사신이나 일본 및…

대역어 : 儀軌

용어분류 : 전근대 용어


처리 일정 등에 의해 생산 부서 또는 기록관으로부터 보존 기록관으로 기록을 이송하는 것을 말한다. 이관은 물리적 · 법적 차원의 이송을 의미하며, 따라서 기록의 보관권(custody) 변동이 수반된다.

대역어 : transfer; 移交; 移管

용어분류 : 평가


검색 도구의 일종으로서, 기록 시리즈 계층을 중심으로 기록 집합체를 상세히 기술하는 형태를 띠며, 보통 서문이나 초록, 생산자 이력이나 생산 기관의 연혁, 생산 시기, 분량, 내용, 매체, 배열, 기록 시리즈별 기술, 각 기록 시리즈에 속한 기록철 리스트, 색인으로 구성된다. 그러나 인벤토리는 기록 관리 기관마다 형식이 다양하며, 전자 검색 도구라기보다 책자 형태 검색 도구에 적합한 형식을 지니고 있다. 인벤토리는 보유 기록 조사나 보유 기록 조사 목록의 의미로도 사용된다.

대역어 : inventory; 館藏目錄; 収蔵目錄

용어분류 : 분류.기술


목록에서 접근점으로 선정된 인명, 단체명, 통일 서명, 주제명, 총서명, 지명 등의 표준화된 표목 형태를 다른 형태로 연결하여 상호 참조할 수 있도록 관련 정보를 모아놓은 레코드를 의미한다. 기록 관리를 위한 전거 레코드는 보통 개인, 단체, 가문 등 기록 생산자를 대상으로 구축되며, 도서관의 전거 레코드에 비해 보다 상세한 정보를 포함하게 된다.

전통적으로 기록을 위한 서지 레코드(기술)에는 기록의 생산 맥락을 보여 주기 위해 기록 생산자에 대한 요소가 많이 포함되어 있었으나, 전자 기록 관리 환경이 확산됨에 따라 생산자에 대한 상세 정보는 서지 레코드가 아니라 독립적인 전거 레코드에 담아주고, 양자를 링크시키는 방식이 호주 국립 보존 기록관(NAA)을 중심으로 확산되고 있다.

기록 전거 레코드를…

대역어 : authority record; 規範記錄; 典據記錄

용어분류 : 분류.기술


목록에서 접근점으로 선정된 인명, 단체명, 통일 서명, 주제명, 총서명, 지명, 사건명 등에 대하여 모든 표현을 수집하여, 각각에 대한 대표 표현(전거 표목 혹은 우선어)을 정하고, 이를 다양한 이형 표현(비우선어)들과 연결시키는 방법을 통해 이용자가 어떤 표현으로 접근을 해도 해당 정보를 모두 찾아볼 수 있도록 하는 과정을 뜻한다.

전거 제어를 통해 동일한 실체를 표현하는 다양한 이름(표현)을 연계해주어야 하며, 아울러 동명이인처럼 상이한 실체가 동일한 이름을 가지고 있을 때 이를 구분해줄 수도 있어야 한다. 또한 단체나 조직의 명칭이 변경되었을 때, 전거 제어를 통해 전후 명칭의 관계를 체계적으로 확인할 수 있다. 기록 관리에 있어서 전거 제어는 이용자의 검색 효과를 높일 뿐만 아니라 기록 생산자를…

대역어 : authority control; 規範控制; 典據コントロール

용어분류 : 분류.기술


기록과 기록이 담고 있는 정보를 보호하기 위하여 기록에 대한 접근을 제한하거나 허용하는 기록 관리 과정을 말한다. 접근에는 서로 상반되는 2가지 측면이 있는데, 첫째는 접근 통제를 통하여 기록과 그 속의 정보를 보호하는 것이고, 둘째는 이용자가 기록에 접근할 기회를 최대한 제공하여 기록의 이용을 촉진하는 것이다. ISO 15489가 제시하는 접근의 3가지 원칙은 다음과 같다.

첫째, 누가 어떤 환경에서 기록에 접근하도록 허가할지를 규정하는 공식적인 지침이 있어야 한다.
둘째, 효과적으로 접근을 통제하려면 기록과 개인 모두에게 접근 조건을 부여해야 한다.
셋째, 기록에 시의 적절하고 효과적으로 접근하여 검색할 수 있도록 해야 한다.

여기서 첫째와 둘째 원칙은 접근 통제를 위한 것이고, 셋째 원칙은 접근…

대역어 : access control; 閱覽

용어분류 : 서비스


기록을 출처 주의와 원질서 존중 원칙에 따라 계층별로 조직화하는, 지적 · 물리적 처리 과정을 말한다. 정리에는 논리적으로 기록을 분류하는 과정도 포함하지만, 보통은 보존 기록관으로 이관한 후 기록을 보존 용기에 재배치하는 과정을 의미한다. 따라서 포장, 라벨 부착, 서가 배치도 정리 과정의 일부이다. 쉘렌버그(T. Schellenberg)는 1956년 기록학의 고전인 『현대 기록학 개론(Modern Archives)』에서 ‘정리(arrangement)’와 ‘분류(classification)’의 개념을 구분하여 사용하고 있다. 그는 현용 기록(active records)의 조직화를 위해서는 분류를, 보존 기록관에 영구 보존을 위해 이관된 보존 기록(archives)에 질서를 부여하는 방식을 정리로 사용하고…

대역어 : arrangement; 整理

용어분류 : 분류.기술


공공 기관이 보유 · 관리하는 정보에 대하여 국민의 공개 청구와 공공 기관의 공개 의무에 관해 규정함으로써 국민의 알 권리를 보장하고 국정에 대한 국민 참여와 국정 운영의 투명성을 확보하기 위해 제정한 법을 말한다.

우리나라에서는 1996년 ‘공공 기관의 정보 공개에 관한 법률’이라는 이름으로 제정 · 공포되었으며, 1998년 1월 1일부터 시행되었다. 미국, 영국, 호주에서는 ‘정보 자유법(FOIA)’이라 칭한다. 전 세계 50개국에서 정보 공개법 혹은 정보 자유법을 제정 · 시행하고 있다.

정보에 대한 인간의 자유를 표명한 최초의 국제 문서는 1948년 12월 10일 공표된 ‘세계 인권 선언’이다. 세계 인권 선언 제19조에는 모든 사람은 의견의 자유와 표현의 자유에 대한 권리를 가지며, 이러한…

대역어 : Freedom of Information Act; 信息報道自由法; 情報公開法

용어분류 : 서비스


조직 내외부의 관계와 정책, 모(母)기관 내에서 기록관의 위상, 내부 계층과 자문 위원회 같은 부속 구조와의 관계를 말한다. 조직 구조를 수립하는 것은 모든 기록관 경영자의 근본적 책무이다. 한 기록관을 효과적으로 운영하기 위해서는 반드시 그 조직 구조를 공식화해야 한다. 정책, 조직 구조, 그리고 보고 계통이 현직 아키비스트나 감독자의 그때그때의 기분에 따라 정해질 수는 없다. 공식적 구조가 없다면 직원, 연구자, 그리고 기증자 사이에 혼란이 초래될 것이다. 도서관에서와 같이 기록관의 내적 조직 구조는 크게 기술 서비스 부서와 이용자 서비스 부서로 구분할 수 있다.

대역어 : organizational structure; 組織機構; 組織の構成

용어분류 : 경영


직위마다 담당할 업무와 책무, 자격 요건, 보수 등을 개별 직위마다 기술하여 인적 자원 관리의 기초가 되는 문서이다. 채용부터 평가, 승진에 이르기까지 모든 과정에서 의사 결정의 기준이 된다.

대역어 : job description; 工作著錄

용어분류 : 경영


기록의 물리적 특징, 구조, 내용과 맥락 등을 포함하여, 내적 · 외적 증거로부터 추론할 수 있는 기록의 품질로서, 어떤 기록이 위조되지 않은 원래 그대로의 것이며, 훼손된 바 없는 상태인 것을 지칭하는 용어이다. 국제 기록 관리 표준 ISO 15489는 신뢰성, 무결성, 가용성과 함께 진본성을 기록이 갖추어야 할 기본적 속성으로 정의하고 있다. 그러나 진본성에 더 포괄적인 의미를 부여하는 사람들도 있다. 즉, 가용성, 해독 가능성, 무결성 등을 아우르는 광범위한 개념으로 진본성을 정의하고, 기록이 본질적으로 갖추어야 할 가장 기본적인 조건으로 파악하기도 한다.

예를 들어, 달러(Dollar)는 “읽을 수 있고, 기계로 해독할 수 있고, 식별할 수 있고, 그 논리적이고 물리적인 객체가 하나의 보호막 안에…

대역어 : authenticity; 眞實性

용어분류 : 전자 기록


기록의 사용 가치 분석, 법률적 요구 사항 분석, 보존 가치 평가를 통해 기록을 유지하거나 파기 · 이관 등을 실행하는 과정을 말한다. 기록의 처분은 미리 정해진 ‘처분 지침(disposition authority)’이나 기타 법규에서 정하는 바에 따라 이루어진다.

기록의 처분 일정, 방식 등의 내역을 작성하고 그것을 최종 확정하는 절차는 각 나라의 법 체계나 관행에 따라 약간의 차이가 있지만 본질적으로 공공 기록의 처분이 국가의 기록 관리를 담당한 관청의 장, 즉 국가 기록 관리 기관장의 권한이라는 점에서는 모두 같다. 대부분 국가의 보존 기록 관리에 관한 법률에서는 국가 기록 또는 공공 기록을 국가의 자산으로서 간주하여 각 생산 기관조차 함부로 처분하지 못하며, 국가의 중앙 기록 관리 기관의 장이…

대역어 : disposition; disposal; 處置; 最終處置

용어분류 : 평가


기록관이나 보존 기록관, 매뉴스크립트 보존소로 이관되기 전, 기록을 생산 · 축적 · 유지 · 활용한 조직이나 개인. 최근 들어 출처의 개념을 기록을 생산 또는 유지한 실체 자체가 아니라 그러한 조직이나 개인이라는 실체와 기록 사이의 관련성으로 보는 입장이 강한데, 이러한 사고는 기능 출처 개념과 맥을 같이하는 것이다.

대역어 : provenance; 來源; 出所

용어분류 : 기본 용어


같은 출처의 기록이나 보존 기록은 다른 출처의 그것과 뒤섞이면 안 된다는 원칙. ‘퐁(fonds) 존중 원칙’이라고 불리기도 한다. 기록의 생산 출처(조직) 및 기능에 따라 기록을 분류 · 정리 · 보관해야 한다는 원칙을 말한다. 현대의 기능 출처 주의에 따르면 생산자나 생산자가 속한 조직보다 생산된 기관의 기능에 관련된 기록 집단의 출처를 존중하여 기록을 정리하는 것이 유용할 수 있다. 기능 출처 주의는 조직 및 행정의 잦은 변천으로 인해 여러 생산 출처를 가진 기록 시리즈를 지적 통제를 할 수 있게 해준다. 잦은 기관 변천과 처리과가 변경되는 환경에 적합한 기록 분류 개념이다.

대역어 : principle of provenance; 來源原則; 出所原則

용어분류 : 기본 용어


⑴ 논리적으로 관련된 레코드들의 집합. 이를테면, 기록을 기술한 레코드(description record)들이 모여 하나의 파일을 구성한다.
⑵ 컴퓨터에 저장된 데이터의 집합체. 기록 관리의 관점에서 보면 하나의 기록건이나 컴포넌트에 해당한다.
⑶ 업무나 주제, 용도 등을 기준으로 하나의 폴더에 모아놓은 문서의 집합. 기록철과 동의어.

대역어 : file; 案卷; ファイル

용어분류 : 기본 용어


기록을 체계적으로 보관하고, 필요로 할 때 신속하게 검색하고, 적시에 적절하게 처분 조치를 할 수 있도록 잡다한 문건들을 관련된 동일한 성격을 가진 기능과 용도를 나타내도록 정리하고 분류하여 기록철로 모으는 과정이다. 정해진 기준에 따라 동종 업무의 문건을 합해 하나의 기록철로 만드는 것을 말한다.

편철은 기록의 성격에 따라 기능 시리즈별 분류, 시기적 번호순(접수 번호 · 신청서 · 허가서 등), 특정한 번호순(운전 면허 번호 · 주민 등록 번호 등), 주제별 분류, 이름이나 지명에 의한 분류 등 다양한 방식으로 수행할 수 있다. 기록 편철은 종이 기록을 물리적으로 끈이나 철핀으로 묶는 것을 의미하는 것이 아니라, 관련된 동일한 성격의 기록을 전자 기록이든 종이 기록이든 하나의 단위로 모으는 것을…

대역어 : filing; 立卷; ファイリング

용어분류 : 분류.기술


⑴ 현용 단계가 종료된 후 기록을 보존 기록관으로 이관할 가치가 있는지 여부의 결정.
⑵ 법적인 요건 및 활용 필요성에 따라 특정 기록을 보존해야 하는 기간의 결정.
⑶ 기록에 대한 금전적 가치의 산정.
⑷ 기록을 얼마 동안 유지할 것인가를 결정하기 위한 목적으로 이루어지는 업무 활동의 평가.

기록의 평가에서 가장 중요한 요소는 기록이 만들어진 직접적인 목적을 넘어서는 계속적인 가치의 확인이다. 기록 평가에서의 분석 대상으로는 기능, 내용(content), 맥락(context), 접근성(accessibility), 비용 타당성(cost-benefit) 등 5가지를 들 수 있다.

먼저 기능 분석에서는 개인이나 집단 또는 조직이 기록을 생산 또는 입수한 목적을 가늠하고 그러한 목적들의 상대적 중요성에…

대역어 : appraisal; 鑑定; 評価

용어분류 : 평가