개인이나 조직이 활동이나 업무 과정에서 생산하거나 접수한 문서로서, 일정한 내용 · 구조 · 맥락을 가진다.
내용은 기록의 내실을 구성하는 문자 데이터, 기호, 숫자 이미지, 소리, 그림, 기타 다른 정보이다. 기억의 확장으로서 시간이 지난 후에도 다시 불러 반복적으로 재인용할 수 있도록 정보로서 고정될 수 있는 기록의 힘은 기록의 가장 중요한 개념적 요체이다. 기록이 효과적으로 보존되기 위해서는 기록 내용이 시간의 경과에도 변하지 않아야 한다. 전자 기록처럼 변하기 쉬운 매체의 기록은 내용이 변하거나 대체되지 않았다는 것을 보여줄 수 있도록 관리되어야 한다. 기록은 정지 상태 없이 고정될 수 있다. 컴퓨터 프로그램은 이용자가 다양한 방식으로 데이터를 조사하고 분석하게 되는데, 이때 기초 데이터가…

대역어 : records; 文件; レコ-ド

용어분류 : 기본 용어


기록건은 일반적으로 기록 관리의 가장 작은 단위를 말한다. 기록 집합체에서 구분되는 하나의 기록건은 여러 개의 컴포넌트로 구성될 수 있지만, 이는 하나의 기록으로 취급해야 한다. 예를 들어 웹 페이지처럼 텍스트와 이미지, 음성 파일 등 여러 개의 컴포넌트로 구성된 기록건이 존재하지만, 이는 하나의 기록건으로 간주해야 한다. 또한 물리적으로 분리되어 있고 여러 쪽으로 나뉜 편지는 내용상 하나의 기록건으로 취급된다. 그러나 기록건의 구분이 애매한 경우도 많으며, 이는 각 기록 관리 기관의 방침에 따라 결정해야 한다. 가령, 사진 앨범이 하나의 기록건으로 취급되는 경우도 있고, 앨범 속의 각각의 사진이 하나의 기록건으로 간주되는 경우도 있다.

대역어 : records item; 件; アイテム

용어분류 : 기본 용어


하나의 조직이나 가족, 개인이 생산 · 수집한 전체 기록을 말한다. 보존 기록관에서 관리상 목적을 위해 출처에 기반하여 구성한 기록의 집합체로서, 유럽에서 형성된 ‘퐁(fonds)’을 미국 환경에 맞게 편의적으로 재구성한 개념이다. 기록군은 독자적으로 기록을 관리하는 조직체 단위로 형성되지만, 규모가 큰 기관의 경우 여러 개의 기록군으로 나누어 관리할 수 있다. 일반 행정 기록군이나 집합적 기록군 등은 정리, 기술, 기록 정보 서비스상의 편의에 따라 기록군이라는 기본 개념을 변용한 경우이다.

대역어 : records group; 文件全宗; レコ-ドグル-プ

용어분류 : 기본 용어


기록의 생산 · 유지 · 활용 · 처분의 체계적 통제를 목적으로 하는 관리 분야. 기록 관리는 기록을 적법 · 적절하게 생산 · 관리하여 효율적으로 사용하고, 불필요한 기록을 폐기하고 증거적 가치나 영구 보존 가치가 있는 기록을 보존하여 쉽게 검색 활용할 수 있게 하는 일을 말한다. 일반 조직이나 기관에서는 현용 기록의 관리를 기록 관리라고 인식한다. 기록 관리에는 조직의 모든 사람이 수행해야 하는 일반적인 기록 관리와 기록 관리 전문가가 수행하는 전문적인 기록 관리가 있다. 전자는 주로 ‘일반 기록 관리’라 하고, 후자는 ‘전문 기록 관리’라고 한다. 호주에서는 보존 기록 관리를 포함하여 ‘레코드키핑(recordkeeping)’이라고도 한다.

일반 기록 관리는 기록의 생산과 분류 · 편철 · 보관 ·…

대역어 : records management; records keeping; 文件管理; レコ-ドマネジメント

용어분류 : 기본 용어


업무나 주제, 용도 등을 기준으로 하나의 폴더에 모아놓은 기록건의 집합. 기록철은 기록 관리에서 가장 기본이 되는 계층이다.

대역어 : file; records file; 案卷; ファイル

용어분류 : 기본 용어


비(非)정부 기관의 출처로부터 비롯된 기록

대역어 : private records; 私人文件; 民間記録

용어분류 : 기본 용어


공개가 제한된 기록을 말한다. 민간 기록은 기록 기증자의 뜻에 따라 혹은 기록에 담긴 개인 정보의 성격으로 인해 공개가 일정 기간, 일정한 사람들에게 제한될 수 있다. 공공 기록은 국익 · 공익 · 공공의 안전, 국방 · 외교상의 비밀 보호, 개인 정보의 보호, 특수 업무의 수행을 보장하기 위해 기록의 공개가 제한될 수 있다. 그중에서도 법령에 의해 비밀로 지정된 기록은 비밀 기록으로서, 비밀 지정과 해제의 법적 절차에 따라 생산 · 보호 · 해제 · 폐기 혹은 보존된다. 모든 공공 기록은 법령에 의하지 않고는 그 비공개 제한을 부과할 수 없다. 영원한 비공개 기록은 존재할 수 없으며, 보통 25∼30년 이상 된 기록은 일반에게 공개된다.

대역어 : closed records; restricted records

용어분류 : 기본 용어


공개나 누설로부터 보호함으로써 얻게 되는 공공의 이익이 공개에 의한 이익에 비해 크다는 이유로 일반적인 접근을 강제로 차단하는 기록. 비밀 기록은 넓게는 공식적 비밀 기록과 비공개 기록으로 구분할 수도 있지만, 통상적으로 일반 기록과 별도의 기준과 관리 절차를 적용하는 공식적 비밀 기록으로 한정한다. 우리나라에서의 비밀 기록은 ‘보안 업무 규정’에 따라 1급 비밀, 2급 비밀, 3급 비밀과 비밀에 준하는 대외비로 나뉘어 있다.

미국의 경우에는 1급 비밀 기록(top secret records), 2급 비밀 기록(secret records), 3급 비밀 기록(confidential records) 등 3개 등급으로 분류한다. 공공 기록의 경우 보호되어야 할 국가 안보 정보를 철저하게 보호하기 위해서는 비밀…

대역어 : secret records; confidential records; classified records; 機密文件; 機密記録

용어분류 : 기본 용어


개인, 조직 또는 시스템에 책임이 부여된 활동의 결정에 대하여 주로 기록을 통해 답변하고 설명하고 정당화할 수 있는 능력. 오늘날 기록에 의한 설명 책임은 공적 영역의 기록 관리 행정의 중심 목적으로 간주되고 있으며, 그러한 중요성에 의해 기록 관리 시스템 설계 시 시스템의 설명 책임은 시스템을 평가하는 중요 기준이 되었다. 설명 책임이란 기록에 의해 제3자에게, 또는 법령에서 지정한 기관에게 업무 또는 행정 수행의 전말을 설명할 수 있어야 한다는 원칙이다. 기록은 설명 책임을 충족시키기 위해 정확하고 완전하게 생산되어야 하며, 공공 기관은 투명 행정과 책임 행정의 근거를 기록에 의한 설명 책임을 통해 충족시킬 의무를 갖는다. 한 조직이나 기관에서 법률이나 규정에 의해 적법하게 생산된 기록은 법적 · 증거적…

대역어 : accountability

용어분류 : 기본 용어


보존 기록을 정리할 때 기록 생산자가 구축한 기록의 조직 방식과 순서를 그대로 유지해야 한다는 원칙. 기록을 원질서대로 유지하는 이유는 2가지이다. 첫째, 각종 관계 정보(기록과 기록 간의 관계, 기록과 업무 흐름 간의 관계 등)와 의미 있는 증거를 기록의 원질서로부터 추론할 수 있기 때문이다. 둘째, 기록을 이용하는 데 기록 생산자가 만든 구조를 활용함으로써 보존 기록관이 새로운 접근 도구를 만드는 업무를 줄일 수 있기 때문이다.

대역어 : respect for original order; registry principle; 尊重原来順序原則; 原秩序尊重の原則

용어분류 : 기본 용어


기록관이나 보존 기록관, 매뉴스크립트 보존소로 이관되기 전, 기록을 생산 · 축적 · 유지 · 활용한 조직이나 개인. 최근 들어 출처의 개념을 기록을 생산 또는 유지한 실체 자체가 아니라 그러한 조직이나 개인이라는 실체와 기록 사이의 관련성으로 보는 입장이 강한데, 이러한 사고는 기능 출처 개념과 맥을 같이하는 것이다.

대역어 : provenance; 來源; 出所

용어분류 : 기본 용어


같은 출처의 기록이나 보존 기록은 다른 출처의 그것과 뒤섞이면 안 된다는 원칙. ‘퐁(fonds) 존중 원칙’이라고 불리기도 한다. 기록의 생산 출처(조직) 및 기능에 따라 기록을 분류 · 정리 · 보관해야 한다는 원칙을 말한다. 현대의 기능 출처 주의에 따르면 생산자나 생산자가 속한 조직보다 생산된 기관의 기능에 관련된 기록 집단의 출처를 존중하여 기록을 정리하는 것이 유용할 수 있다. 기능 출처 주의는 조직 및 행정의 잦은 변천으로 인해 여러 생산 출처를 가진 기록 시리즈를 지적 통제를 할 수 있게 해준다. 잦은 기관 변천과 처리과가 변경되는 환경에 적합한 기록 분류 개념이다.

대역어 : principle of provenance; 來源原則; 出所原則

용어분류 : 기본 용어


⑴ 논리적으로 관련된 레코드들의 집합. 이를테면, 기록을 기술한 레코드(description record)들이 모여 하나의 파일을 구성한다.
⑵ 컴퓨터에 저장된 데이터의 집합체. 기록 관리의 관점에서 보면 하나의 기록건이나 컴포넌트에 해당한다.
⑶ 업무나 주제, 용도 등을 기준으로 하나의 폴더에 모아놓은 문서의 집합. 기록철과 동의어.

대역어 : file; 案卷; ファイル

용어분류 : 기본 용어


ISO 15489는 현용 기록 및 준현용 기록 관리를 위한 국제 표준으로서 공식 명칭은 ‘정보와 도큐멘테이션: 기록 관리(Information and documentation: Records management)’이며, ISO/TC 46(정보와 도큐멘테이션 기술 위원회) 산하 SC 11(보존 기록/기록 관리 분과 위원회)이 주관하여 제정하였다. ISO 15489의 목적은 “모든 기록을 적절히 처리하고 보호하며, 더 효과적이고 효율적으로 기록에 담긴 증거와 정보를 검색할 수 있도록 하기 위해 기록 관리 정책과 절차를 표준화”하는 것이다. 2001년 9월 공식 발표된 ISO 15489는 호주의 기록 관리 표준 ‘AS 4390-1996: 기록 관리’에 기반하고 있다.

ISO 15489의 적용 대상은 매우…

용어분류 : 기본 용어


기록의 내용, 즉 정보 가치보다 무슨 기능에서 기록이 만들어졌는지, 어떠한 구조를 갖고 있는지, 어떻게 만들어졌는지를 우선으로 하여 기록의 가치를 가늠하는 평가 접근 방식. 거시적 평가 모델은 처음 캐나다의 정부 기록 평가 분야에서 발달하였는데, 국가의 명령이나 나중의 역사 연구 경향에 따르는 것이 아니라 보다 근래 경향으로서 시민과 국가 간의 상호 작용에 관한 기능적 분석을 통해 확인되는 사회의 가치를 투영해 기록 유지 또는 파기 결정의 보존 기록 평가 가치에 관한 법적 관건을 찾으려는 것이다.

쿡(T. Cook)은 쉘렌버그(T. Schellenberg) 가치론이 기록의 개별적 가치 개념을 범주화하는 분류학적(taxonomic) 접근을 취함으로써 사회적 표상으로서의 기록이라는 측면을 담지 못한다는…

대역어 : macro appraisal; 宏觀鑒定; マクロ的評価

용어분류 : 평가


특정 기록을 대상으로 하는 개별적 가치에 근거하는 평가 · 선별 방식.

거시적인 관점의 평가 · 선별이 기록이 생산된 기능 또는 기록에 담겨 있는 사회적 표상(表象)을 중시한다면, 미시적 접근은 개별적인 기록의 가치와 그 평가 과정의 일관적인 합리적 해명에 주목한다. 이런 점에서 보면 미시적 평가를 단순히 거시적 평가에 대한 양적 차이로만 설명할 수 없다. 쿡(T. Cook)은 거시적 기능 평가는 하향식 과정에서 잠정적으로 도출된 거시적 평가 가설이 개별 기록을 통해서 구체적으로 확인되는 미시적 과정을 통해서 완성된다고 하였다.

볼스(F. Boles)에 의하면 미시적 평가 · 선별 도구가 제대로 사용되기 위해서는 정책 같은 거시적 차원의 사항들과 연결되어야 하지만, 정책과 미시적 도구가…

대역어 : micro appraisal; ミクロ的評価

용어분류 : 평가


보존 기록관이 양도 · 기증 · 구매 등의 방식에 의하여 다양한 원천으로부터 기록을 취득하는 과정. 수집은 인수(accession)와 같은 의미로 사용될 수 있으나, 인수는 기록 수집 과정에서 기록에 대한 기초적인 물리적 통제와 지적 통제를 수립하는 과정이라는 제한된 의미가 있는 데 비해, 수집은 좀 더 포괄적인 뜻을 지닌다.

수집은 접근 방식에 따라 현행의 기록 관리 시스템에 의한 수집 수법과 현지 수집 수법으로 구분할 수 있다.

기록 관리 시스템에 의한 수집 수법은 인벤토리나 처분 일정표 등의 수단을 이용하여 일정한 조직이나 체제를 갖춘 기관에서 생산된 공식 기록을 수집하는 경우에 적용된다. 기록 관리 시스템에 의한 수집 수법은 기관 부설 보존 기록관 수집 정책의 토대로서, 기록 관리와 보존 기록…

대역어 : acquisition; 搜集; 受入

용어분류 : 평가


기록의 1차 가치에 포함되는 것으로서 현행의 업무 수행에 필요한 가치. 행정 가치의 평가는 그 기록이 가진 정보가 현재 진행 중인 행정 업무의 효율적인 수행에 도움이 되는지의 여부를 확인하는 것이다.

대역어 : administrative value; operational value; 行政价値; 業務價値

용어분류 : 평가


처리 일정 등에 의해 생산 부서 또는 기록관으로부터 보존 기록관으로 기록을 이송하는 것을 말한다. 이관은 물리적 · 법적 차원의 이송을 의미하며, 따라서 기록의 보관권(custody) 변동이 수반된다.

대역어 : transfer; 移交; 移管

용어분류 : 평가


기록의 사용 가치 분석, 법률적 요구 사항 분석, 보존 가치 평가를 통해 기록을 유지하거나 파기 · 이관 등을 실행하는 과정을 말한다. 기록의 처분은 미리 정해진 ‘처분 지침(disposition authority)’이나 기타 법규에서 정하는 바에 따라 이루어진다.

기록의 처분 일정, 방식 등의 내역을 작성하고 그것을 최종 확정하는 절차는 각 나라의 법 체계나 관행에 따라 약간의 차이가 있지만 본질적으로 공공 기록의 처분이 국가의 기록 관리를 담당한 관청의 장, 즉 국가 기록 관리 기관장의 권한이라는 점에서는 모두 같다. 대부분 국가의 보존 기록 관리에 관한 법률에서는 국가 기록 또는 공공 기록을 국가의 자산으로서 간주하여 각 생산 기관조차 함부로 처분하지 못하며, 국가의 중앙 기록 관리 기관의 장이…

대역어 : disposition; disposal; 處置; 最終處置

용어분류 : 평가


⑴ 현용 단계가 종료된 후 기록을 보존 기록관으로 이관할 가치가 있는지 여부의 결정.
⑵ 법적인 요건 및 활용 필요성에 따라 특정 기록을 보존해야 하는 기간의 결정.
⑶ 기록에 대한 금전적 가치의 산정.
⑷ 기록을 얼마 동안 유지할 것인가를 결정하기 위한 목적으로 이루어지는 업무 활동의 평가.

기록의 평가에서 가장 중요한 요소는 기록이 만들어진 직접적인 목적을 넘어서는 계속적인 가치의 확인이다. 기록 평가에서의 분석 대상으로는 기능, 내용(content), 맥락(context), 접근성(accessibility), 비용 타당성(cost-benefit) 등 5가지를 들 수 있다.

먼저 기능 분석에서는 개인이나 집단 또는 조직이 기록을 생산 또는 입수한 목적을 가늠하고 그러한 목적들의 상대적 중요성에…

대역어 : appraisal; 鑑定; 評価

용어분류 : 평가


기관이나 개인이 어떠한 사명이나 존재 목적을 달성하기 위해 수행하는 활동을 말한다. 일반적으로 하나의 기관은 몇 개의 기능을 가진다. 또한 하나의 기능을 수행하기 위한 여러 가지 활동(activity)이 있을 수 있다. 이러한 기능과 활동 분석은 기록 분류와 기록 처분 분류의 기초가 된다. 활동은 다시 주로 동일한 성격을 가진 단위 업무 사안의 수행 활동(transaction)으로 나뉠 수 있다. 전자 기록을 포함한 기록의 처분을 위한 보존 가치의 평가, 즉 기록 처분권의 결정은 기능을 기반으로 한 평가로 수행하는 추세이다.

대역어 : function; 職能

용어분류 : 분류.기술


기능 출처 주의에 의한 기록의 분류를 말한다. 기능과 활동 분석은 기록의 분류와 기록 처분 일정 분류의 기초가 된다. 현대의 기록은 조직의 업무 기능 분석과 기능에 기초한 평가를 통해 영구 기록을 선별하고, 기록 처분 기준을 결정한다. 기록이 생산되기 이전 시점부터 기능의 분석을 통해 기록 처분 기준을 결정하므로, 기록 연속성의 개념에 부합하는 평가 분류 방법이다.

대역어 : functional classification

용어분류 : 분류.기술


기록을 위한 검색 도구나 기타 접근 도구를 생산하는 과정이나 그 결과물을 의미한다. 기술의 1차적 목적은 현재 및 미래의 모든 이용자가 원하는 기록을 찾고, 그 의미를 이해할 수 있도록 도와주는 것이다. 또한 기록군이나 컬렉션의 구성 기록을 보여줌으로써 무결성을 확인할 수 있도록 하고, 기술을 통해 기록에 대한 상세한 정보를 제공함으로써 원기록을 이용하는 시간을 최소화할 수 있다. 기술은 전통적으로 보존 기록을 대상으로 한 행위이며, 기록 전체가 원래 생산 환경으로부터 이관되어 왔을 때 기록 생산 맥락에 대한 지식을 확보하여 기술에 활용하게 된다. 따라서 현용 및 준현용 단계에서 생산 · 획득된 메타데이터는 보존 기록 기술의 중요한 부분을 차지한다.

대역어 : description; 著錄; 記述

용어분류 : 분류.기술


기술되는 계층이 기록 분류 체계상 어떤 계층인지를 말한다. 기록은 원칙적으로 다계층으로 기술함을 원칙으로 하며, 기술 계층은 분류 계층과 일치해야 한다. 보존 기록의 경우 보통 기록군이나 컬렉션 계층에서 시작되어, 기록 시리즈 계층 · 기록철 · 기록건 등의 계층에 따라 위에서 아래로 기술된다. 한편, 호주 연방 정부의 시리즈 시스템에서는 기록 시리즈 계층에서 가장 상위의 기술이 시작된다.

대역어 : level of description; 著錄級別; 記述レベル

용어분류 : 분류.기술


출처와 원질서를 존중하여 기록을 계층별로 기술하고 각 계층의 기술을 서로 연결하도록 해야 한다는 원칙. 국제 보존 기록 기술 규칙(ISAD(G))에서는 다계층 기술 규칙을 4가지로 정리하고 있다. 첫째, 가장 포괄적인 상위 계층에서 가장 구체적인 하위 계층으로 내려가면서 기술한다. 둘째, 각 기술 계층에 적합한 정보를 기술한다. 셋째, 상위 계층의 기술과 현재 기술 중인 계층을 연결한다. 넷째, 상위 계층 기술에서 이미 제공한 정보를 하위 계층에서 반복하지 않는다.

대역어 : multi-level description rule; 多級著錄規則

용어분류 : 분류.기술


기록을 조직화하고 내적인 질서를 부여하여 기록들 간의 유기적인 관계를 표현하는 과정을 말한다. 기록 분류와 관련하여 ISO 15489는 다음 3가지 원칙을 강조하고 있다. 첫째, 업무 활동에 기반한 분류 체계를 사용하여 기록 관리를 위한 틀을 제공해야 한다. 둘째, 분류 체계는 기록 처분 지침 결정이나 접근 권한 확인과 같은 다양한 기록 관리 과정을 지원해야 한다. 셋째, 적합한 어휘 통제를 사용해 제목 작성과 기술(description)을 지원해야 한다. 비현용 기록의 분류는 보통 ‘정리(arrangement)’라고 부르는데, 현대의 기록 분류가 기록이 실제 생산되기 이전에 이루어지는 사전적이며 선험적인 과정이라 한다면, 정리는 생산된 기록을 대상으로 하는 사후적이며 경험적인 과정이라고 말할 수 있다.

대역어 : classification; 分類

용어분류 : 분류.기술


검색 도구의 일종으로서, 기록 시리즈 계층을 중심으로 기록 집합체를 상세히 기술하는 형태를 띠며, 보통 서문이나 초록, 생산자 이력이나 생산 기관의 연혁, 생산 시기, 분량, 내용, 매체, 배열, 기록 시리즈별 기술, 각 기록 시리즈에 속한 기록철 리스트, 색인으로 구성된다. 그러나 인벤토리는 기록 관리 기관마다 형식이 다양하며, 전자 검색 도구라기보다 책자 형태 검색 도구에 적합한 형식을 지니고 있다. 인벤토리는 보유 기록 조사나 보유 기록 조사 목록의 의미로도 사용된다.

대역어 : inventory; 館藏目錄; 収蔵目錄

용어분류 : 분류.기술


목록에서 접근점으로 선정된 인명, 단체명, 통일 서명, 주제명, 총서명, 지명 등의 표준화된 표목 형태를 다른 형태로 연결하여 상호 참조할 수 있도록 관련 정보를 모아놓은 레코드를 의미한다. 기록 관리를 위한 전거 레코드는 보통 개인, 단체, 가문 등 기록 생산자를 대상으로 구축되며, 도서관의 전거 레코드에 비해 보다 상세한 정보를 포함하게 된다.

전통적으로 기록을 위한 서지 레코드(기술)에는 기록의 생산 맥락을 보여 주기 위해 기록 생산자에 대한 요소가 많이 포함되어 있었으나, 전자 기록 관리 환경이 확산됨에 따라 생산자에 대한 상세 정보는 서지 레코드가 아니라 독립적인 전거 레코드에 담아주고, 양자를 링크시키는 방식이 호주 국립 보존 기록관(NAA)을 중심으로 확산되고 있다.

기록 전거 레코드를…

대역어 : authority record; 規範記錄; 典據記錄

용어분류 : 분류.기술


목록에서 접근점으로 선정된 인명, 단체명, 통일 서명, 주제명, 총서명, 지명, 사건명 등에 대하여 모든 표현을 수집하여, 각각에 대한 대표 표현(전거 표목 혹은 우선어)을 정하고, 이를 다양한 이형 표현(비우선어)들과 연결시키는 방법을 통해 이용자가 어떤 표현으로 접근을 해도 해당 정보를 모두 찾아볼 수 있도록 하는 과정을 뜻한다.

전거 제어를 통해 동일한 실체를 표현하는 다양한 이름(표현)을 연계해주어야 하며, 아울러 동명이인처럼 상이한 실체가 동일한 이름을 가지고 있을 때 이를 구분해줄 수도 있어야 한다. 또한 단체나 조직의 명칭이 변경되었을 때, 전거 제어를 통해 전후 명칭의 관계를 체계적으로 확인할 수 있다. 기록 관리에 있어서 전거 제어는 이용자의 검색 효과를 높일 뿐만 아니라 기록 생산자를…

대역어 : authority control; 規範控制; 典據コントロール

용어분류 : 분류.기술


기록을 출처 주의와 원질서 존중 원칙에 따라 계층별로 조직화하는, 지적 · 물리적 처리 과정을 말한다. 정리에는 논리적으로 기록을 분류하는 과정도 포함하지만, 보통은 보존 기록관으로 이관한 후 기록을 보존 용기에 재배치하는 과정을 의미한다. 따라서 포장, 라벨 부착, 서가 배치도 정리 과정의 일부이다. 쉘렌버그(T. Schellenberg)는 1956년 기록학의 고전인 『현대 기록학 개론(Modern Archives)』에서 ‘정리(arrangement)’와 ‘분류(classification)’의 개념을 구분하여 사용하고 있다. 그는 현용 기록(active records)의 조직화를 위해서는 분류를, 보존 기록관에 영구 보존을 위해 이관된 보존 기록(archives)에 질서를 부여하는 방식을 정리로 사용하고…

대역어 : arrangement; 整理

용어분류 : 분류.기술


기록을 체계적으로 보관하고, 필요로 할 때 신속하게 검색하고, 적시에 적절하게 처분 조치를 할 수 있도록 잡다한 문건들을 관련된 동일한 성격을 가진 기능과 용도를 나타내도록 정리하고 분류하여 기록철로 모으는 과정이다. 정해진 기준에 따라 동종 업무의 문건을 합해 하나의 기록철로 만드는 것을 말한다.

편철은 기록의 성격에 따라 기능 시리즈별 분류, 시기적 번호순(접수 번호 · 신청서 · 허가서 등), 특정한 번호순(운전 면허 번호 · 주민 등록 번호 등), 주제별 분류, 이름이나 지명에 의한 분류 등 다양한 방식으로 수행할 수 있다. 기록 편철은 종이 기록을 물리적으로 끈이나 철핀으로 묶는 것을 의미하는 것이 아니라, 관련된 동일한 성격의 기록을 전자 기록이든 종이 기록이든 하나의 단위로 모으는 것을…

대역어 : filing; 立卷; ファイリング

용어분류 : 분류.기술


ISO 23081은 기록 관리 메타데이터에 관한 국제 표준으로서, 크게 4부분으로 순차적으로 추진되고 있다.

제1부에 해당하는 ‘ISO 23081-1: 2006 정보와 도큐멘테이션-기록 관리 과정-기록 메타데이터-제1부: 원칙(Information and documentation-Records management processes-Metadata for records-Part 1: Principles)’은 기록 관리 메타데이터를 생산 · 관리 · 활용하는 틀을 제시하고, 메타데이터를 통제하는 원칙을 설명하고 있다. 또한 이는 ISO 15489의 틀 내에서 메타데이터를 실행하고 사용하기 위한 지침으로서의 성격도 지닌다. ISO 15489는 기록 관리의 핵심이라고 볼 수 있는 메타데이터 관리에 대한 지침을…

용어분류 : 분류.기술


기록을 위한 전거 레코드의 구성 및 요소 기술을 위한 국제 표준 규칙이다. 이 표준 규칙의 1차 목적은 기록 생산자인 단체, 개인, 가문에 관한 기록 전거 레코드를 구축하기 위한 일반 규칙을 제시하는 것이며, 전거 레코드의 기능은 기록 생산자의 이름 형식을 표준화하고, 기록의 생산 배경을 이해하는데 필요한 생산자 정보를 충분히 설명하는 것이다. 국제 기록 전거 레코드 규칙(ISAAR(CPF))의 제1판은 1993년에서 1995년까지 국제 기록 기구 회의(ICA) 기술 표준 특별 위원회(Ad Hoc Commission on Descriptive Standard, ICA/CDS)에 의해 개발되었고, 1996년 출간되었다.

ICA/CDS는 1996년 중국 베이징에서 열린 ICA 국제 회의에서 상설 위원회가…

대역어 : International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies; Persons and Families; 國際標準記錄史科典據記錄

용어분류 : 분류.기술


국제 기록 기구 회의(ICA)가 보존 기록을 위해 일관성 있고 체계적인 기술 목록을 생산하고, 이러한 기술 목록의 교환과 통합을 원활히 하기 위해 제정한 표준이다. 5년 주기로 갱신함을 원칙으로 하고 있다. 1994년에 제1판이, 1999년에 제2판이 발행되었다. 국제 보존 기록 기술 규칙(ISAD(G))에서는 다계층 기술 규칙을 강조하고 있으며, 제2판에서는 보존 기록을 위해 26개의 요소를 제안하고 있다. 일반 규칙으로서의 ISAD(G)는 기술 단위의 매체나 유형에 관계없이 모든 보존 기록에 적용되는 원칙과 요소를 제안하고 있다. 각 요소에 기재될 내용과 구조는 국가별 기술 규칙을 따르도록 제안하고 있다.

대역어 : General International Standard Archival Description; 國際標準記錄史記述一般原則

용어분류 : 분류.기술


열람이나 이용 편의를 위해 보유하는 기록 사본. 쉽게 참고할 수 있도록 열람 장소 가까이에 보관하는 경우가 많으며, ‘열람용 기록 사본철(convenience file)’이라고도 한다.

대역어 : convenience file; crutch file; 日常使用卷

용어분류 : 서비스


기록과 기록이 담고 있는 정보를 보호하기 위하여 기록에 대한 접근을 제한하거나 허용하는 기록 관리 과정을 말한다. 접근에는 서로 상반되는 2가지 측면이 있는데, 첫째는 접근 통제를 통하여 기록과 그 속의 정보를 보호하는 것이고, 둘째는 이용자가 기록에 접근할 기회를 최대한 제공하여 기록의 이용을 촉진하는 것이다. ISO 15489가 제시하는 접근의 3가지 원칙은 다음과 같다.

첫째, 누가 어떤 환경에서 기록에 접근하도록 허가할지를 규정하는 공식적인 지침이 있어야 한다.
둘째, 효과적으로 접근을 통제하려면 기록과 개인 모두에게 접근 조건을 부여해야 한다.
셋째, 기록에 시의 적절하고 효과적으로 접근하여 검색할 수 있도록 해야 한다.

여기서 첫째와 둘째 원칙은 접근 통제를 위한 것이고, 셋째 원칙은 접근…

대역어 : access control; 閱覽

용어분류 : 서비스


공공 기관이 보유 · 관리하는 정보에 대하여 국민의 공개 청구와 공공 기관의 공개 의무에 관해 규정함으로써 국민의 알 권리를 보장하고 국정에 대한 국민 참여와 국정 운영의 투명성을 확보하기 위해 제정한 법을 말한다.

우리나라에서는 1996년 ‘공공 기관의 정보 공개에 관한 법률’이라는 이름으로 제정 · 공포되었으며, 1998년 1월 1일부터 시행되었다. 미국, 영국, 호주에서는 ‘정보 자유법(FOIA)’이라 칭한다. 전 세계 50개국에서 정보 공개법 혹은 정보 자유법을 제정 · 시행하고 있다.

정보에 대한 인간의 자유를 표명한 최초의 국제 문서는 1948년 12월 10일 공표된 ‘세계 인권 선언’이다. 세계 인권 선언 제19조에는 모든 사람은 의견의 자유와 표현의 자유에 대한 권리를 가지며, 이러한…

대역어 : Freedom of Information Act; 信息報道自由法; 情報公開法

용어분류 : 서비스


organizational environment경영에 영향을 미치는 조직 내 · 외부의 환경을 말한다. 조직은 따로 떨어져서는 존재할 수도 기능할 수도 없다. 하나 이상의 목적을 성취하기 위해 설립되며, 변화의 속도나 원인은 달라진다 해도 시간에 따라 변화하는 환경 속에서 존재하게 된다. 보통 커다란 도전이 없는 상황에서는 점진적으로 변화하지만 최근 대부분의 조직은 전보다 더 심각한 변화를 겪고 있다. 구조 조정 중인 대규모 대학 시스템이나 새로운 단과 대학이나 학과가 신설 중인 대학의 아키비스트는 더욱 빠른 속도로 진행되는 변화를 겪게 될 것이며, 이와 마찬가지로 기업체에 부설된 기록관은 합병이나 인수 같은 조직 변화를 다루어야만 할 것이다.

경영자가 직면하는 주요 과업의 하나는 조직이 그 목표를 달성할…

대역어 : organizational environment

용어분류 : 경영


조직 내외부의 관계와 정책, 모(母)기관 내에서 기록관의 위상, 내부 계층과 자문 위원회 같은 부속 구조와의 관계를 말한다. 조직 구조를 수립하는 것은 모든 기록관 경영자의 근본적 책무이다. 한 기록관을 효과적으로 운영하기 위해서는 반드시 그 조직 구조를 공식화해야 한다. 정책, 조직 구조, 그리고 보고 계통이 현직 아키비스트나 감독자의 그때그때의 기분에 따라 정해질 수는 없다. 공식적 구조가 없다면 직원, 연구자, 그리고 기증자 사이에 혼란이 초래될 것이다. 도서관에서와 같이 기록관의 내적 조직 구조는 크게 기술 서비스 부서와 이용자 서비스 부서로 구분할 수 있다.

대역어 : organizational structure; 組織機構; 組織の構成

용어분류 : 경영


직위마다 담당할 업무와 책무, 자격 요건, 보수 등을 개별 직위마다 기술하여 인적 자원 관리의 기초가 되는 문서이다. 채용부터 평가, 승진에 이르기까지 모든 과정에서 의사 결정의 기준이 된다.

대역어 : job description; 工作著錄

용어분류 : 경영


기록관의 기록 관리 업무를 지원하는 전산 시스템을 말한다. 종이 기록을 관리하는 데에도 유용하지만, 특히 전자 기록을 관리하기 위해서는 필수적이라고 할 수 있다. 버전 통제에 초점을 두는 문서 관리 시스템과 달리, 기록 관리 시스템은 문서를 포함하여 다양한 유형의 기록을 관리하는 기능과 함께 보유 기간이나 처분 지침 및 처분과 관련된 기능을 갖추어야 한다. 현재 우리나라에서는 자료관 시스템이 공공 기관의 기록 관리 시스템으로 기능하고 있지만 전자 기록의 관리를 충분히 지원하지는 못하고 있다.

대역어 : records management system

용어분류 : 전자 기록


기록의 생산 · 접수 및 분류 단계, 현재 활용을 위한 보관 단계, 준현용을 위한 중간 보존 단계, 최종 보존 기록관 단계 등 상호 연관된 4단계가 일체화되어 있음을 강조하는 기록학 모델. 이 기록 연속성 모델은 기록 생애 주기 모델처럼 현용 기록 단계와 역사 기록 단계로 확연히 구분되는 단계가 기록에는 존재하지 않는다고 본다.

즉, 기록이 존재하는 전체 범위를 현용 기록 단계와 보존 기록 단계가 통합된 것으로 본다. 기록 연속성 개념은 1990년대 기록 관리에서의 기록 생애 주기 관리 모델에 대한 문제 제기에서 비롯되었다. 즉, 기록을 물리적 존재로서만 간주하는 생애 주기 모델은 불가피하게 기록과 보존 기록의 관리 단계를 단절적으로 구분하는 보관 주의의 관리 정책에 한정하게 되는데, 이 모델은 특정한…

대역어 : records continuum; レコ-ドコンチニュアム

용어분류 : 전자 기록


컴퓨터가 처리하거나 분석할 수 있는 형태로 존재하는 관련 정보의 집합체를 말한다. 데이터 파일이나 데이터베이스와 동의어로 사용되기도 한다. 데이터는 반복적으로 발생하는 사건이나 조건에 대한 정보가 일련의 순서를 갖게 될 때 서로 관련을 맺게 된다. 한 지역 내의 상이한 지점에서 오랜 기간에 걸쳐 일정한 시간적 간격을 두고 관측한 습도나 온도 수치의 집합이 그 예이다. 학생 기록과 같은 데이터는 기록의 대상이 되는 객체의 특성을 공유하기 때문에 관련을 맺을 수도 있다. 데이터세트라는 용어는 정보가 컴퓨터로 처리하거나 분석할 수 있도록 구조화되었음을 의미한다.

대역어 : dataset

용어분류 : 전자 기록


정보를 지적으로 통제하고 구조적으로 접근할 수 있도록 하기 위해서 정보 유형을 정리한 2차적인 정보를 말한다. 즉, 사물을 표현하는 특성의 정보 유형이 메타데이터이며, 데이터의 유형을 정한 데이터라는 의미에서 ‘데이터에 대한 데이터’라고 정의하기도 한다. 예를 들면, 인간이라는 입체적인 대상을 설명할 때 신장, 피부색 등의 신체적 특징을 사용할 수도 있고, 국적, 사용 언어, 직업 등 사회 · 문화적 특징을 사용할 수도있다. 혹은 어떤 사람의 건강을 유지하기 위하여 병력 등의 특징을 따로 염두에 두어야 할 경우도 있다.

이와 마찬가지로 기록을 설명, 즉 기술하는 데 있어서도 검색을 염두에 두고 데이터 요소를 정할 수도 있고(기술 · 자원 발견 메타데이터), 기록 관리(기록 관리 메타데이터)나 보존(보존…

대역어 : metadata; 元数據; メ-タデ-タ

용어분류 : 전자 기록


망실 · 훼손 · 손상 · 변조 등에 의하여 기록이 변경되지 않고 완전한 상태를 유지하고 있음을 지칭한다. 그러나 기록이 생산된 후 기록의 물리적 요소가 손상되었다고 해서 무조건 무결성이 손상된 것으로 간주하지는 않는다. 즉 종이 기록의 경우, 잉크가 흐려졌거나 모서리가 떨어져 나갔다고 하더라도 무결성이 손상되지 않았다고 간주할 수 있다. 그러나몇 면이 없어졌거나 없어진 면이 공증 서명 부분이라면, 무결성에 중대한 영향을 미치는 손실에 해당한다. 이러한 점에서 무결성은 생산 시점에서의 모든 물리적 · 지적 요소의 유지를 전제로 하는 완전성(completeness)과 구분되는 개념이다.

한편, 전자 기록의 무결성은 상대적인 개념으로, 기록의 본질적인 성격이 변하지 않았음을 판단하는 기준이라고 할 수 있다.…

대역어 : integrity; 完整性

용어분류 : 전자 기록


기록을 장기적으로 보존하는 데 필요한 특성을 정한 메타데이터. 보존 메타데이터의 유형은 다음과 같다. 보존에 관한 결정과 조치를 지원하는 기술적 정보, 마이그레이션(migration)과 에뮬레이션(emulation) 등 이미 취한 보존 조치에 대한 문서화, 보존 전략의 효과에 대한 기록, 장기간에 걸친 전자 기록 진본성 보장에 관한 정보, 기록 컬렉션 관리와 보존 권한에 관한 정보 등. 이와 같이 다양한 보존 메타데이터는 2가지 기능적 목적을 갖는다. 우선 보존 관리자가 장기간에 걸쳐 전자 기록의 비트스트림의 유지를 위한 적절한 조치를 취하는 데 충분한 지식을 제공한다. 그리고 접근 기술이 지속적으로 변화하더라도 보존 중인 기록의 내용을 계속 읽고 이해할 수 있도록 보장한다.

대역어 : preservation metadata; 保管元數據; 保存メタデ-タ

용어분류 : 전자 기록


조직 실무의 현장에서 수행되는 업무 과정을 기술적(descriptive)이면서도 분석적으로 분해하는 것을 말한다. 초기 경영학을 지배하였던 과학적 경영 패러다임에서 업무 기능별 적정 인원수를 산출하기 위하여 시간-동작 연구(time-work study)를 수행하였던 것이 시초가 되었다. 현대 조직에서의 업무 분석은 적합한 기술과 능력을 보유한 인력 배치, 또는 업무 재설계를 목적으로 실행되는 경향을 보인다.

한편 현대 조직에서 전산 시스템을 도입하면서, 인간의 업무 수행을 가장 효과적으로 지원할 수 있는 전산 시스템을 설계하기 위한 기초 작업으로서 업무 분석 방법을 적용하는 것이 보편화되었다. 경영학이나 시스템 설계 분야에서와 달리 기록 관리 분야에서 업무 분석을 실행하는 목적은 생산하여야만 할 기록을…

대역어 : business process analysis; 業務分析

용어분류 : 전자 기록


기록의 물리적 특징, 구조, 내용과 맥락 등을 포함하여, 내적 · 외적 증거로부터 추론할 수 있는 기록의 품질로서, 어떤 기록이 위조되지 않은 원래 그대로의 것이며, 훼손된 바 없는 상태인 것을 지칭하는 용어이다. 국제 기록 관리 표준 ISO 15489는 신뢰성, 무결성, 가용성과 함께 진본성을 기록이 갖추어야 할 기본적 속성으로 정의하고 있다. 그러나 진본성에 더 포괄적인 의미를 부여하는 사람들도 있다. 즉, 가용성, 해독 가능성, 무결성 등을 아우르는 광범위한 개념으로 진본성을 정의하고, 기록이 본질적으로 갖추어야 할 가장 기본적인 조건으로 파악하기도 한다.

예를 들어, 달러(Dollar)는 “읽을 수 있고, 기계로 해독할 수 있고, 식별할 수 있고, 그 논리적이고 물리적인 객체가 하나의 보호막 안에…

대역어 : authenticity; 眞實性

용어분류 : 전자 기록


열화(劣化)나 손상으로부터 자료를 보호하는 과정. 정보를 담고 있는 기록이나 도서류를 보관하기 위한 시설 · 인원 · 기술 등 관리적인 측면과 재정적인 측면을 모두 포함하는 포괄적인 개념이다.

대역어 : preservation; 保管; 保存

용어분류 : 보존